凌晨十二点，我在城北五金加工园的巷口蹲着抽烟，今天盘点车间领用的螺丝和防锈剂，又差了127块钱。前阵子进的30箱φ5的不锈钢螺丝，上个月效期预警没盯紧，剩下的11箱现在锈得没法用，这批料当初花了1800多，就这么废了。坐我隔壁做家具配件的张哥，上周也栽在这上面，他进的20桶水性漆，临期前没安排用，到期后只能当废漆卖，亏了近2000块。我们这些小工厂，没大仓库，没专职仓管，都是车间师傅顺便管料，没个靠谱的工具，光是临期物料亏的钱，都够给师傅们加两回绩效了。
我以前总觉得，这事儿要么是自己不上心，要么是找个云工具就行。后来踩过坑才明白，云工具得连网，车间里有时候信号差，刚在系统里录完领料单，断网就没保存，对账全乱；而且云工具的数据存在别人的服务器里，万一哪天要导数据还得求人家，说不准还得收费。找那种Excel表格自己改的，上次盘点φ8的螺母，我自己改了12遍公式，还是差点算错，临期提醒全靠自己记，记漏了真的太正常了。
直到上个月，我找同行老陈唠嗑，他给我推了{物料台账单机工具}，一套装在自己车间电脑上、专门做物料出入库台账的纯本地软件。我当时就问，会不会学不会？他说操作简单，他那50多岁的仓管大姐，跟着视频学了一下午就会录出入库了。我还怕数据丢，老陈说这软件全存在本地硬盘里，自己电脑坏了才会丢，平时用着踏实。
一、先把账对平，再谈预警
后来我自己用了快一个月，最直观的感受就是，终于能把账对平了。以前领料全靠师傅们口头说，记个大概数字，现在每笔出入库都得录进去，还得先审核后入账——比如仓库里的防锈剂，要等仓管确认数量和批次都对了，才能点审核，这样就不会出现“师傅说领了10升，实际只拿了8升”这种糊涂账。上次我要查φ5的螺丝，软件里一搜就出来所有出入库记录，连谁哪天领了多少、领去哪个工位都有，对账再也不用蹲到半夜抽闷烟了。
二、临期预警，真的能帮你少亏钱
这次要聊的物料呆滞和临期预警，也是这个软件里最实用的功能。它能给物料做效期分级，我设置了30天、15天、7天、3天四个预警线，比如φ5的不锈钢螺丝，我设的是15天预警；防锈剂设的是7天预警。到了对应的时间，软件会自动弹出提醒，不是弹窗一闪就没那种，是直接在桌面右下角跳出来，还会发个弹窗到软件主界面，我早上打开电脑就能看到。
上周三我一打开软件，就看到防锈剂的预警提醒，说还有7天就到期，只剩3桶了。我赶紧让车间师傅安排用在这批订单的边角件上，等这桶用完了，刚好那批订单收尾，刚好能用上，一点没浪费。要是以前，我肯定记不住，等发现的时候，估计又要亏个几百块。
三、FIFO和批次追溯，管料更省心
除了预警，这个软件还有两个功能我特别喜欢，一个是FIFO领用，就是先进来的物料先领用，不会出现“新来的料先用，旧的料压成临期”的情况。以前我们领料，师傅们总爱拿放在外面的新料，旧料压在里面，等发现效期快到了，已经剩不少了。现在软件里设置了FIFO后，领料的时候会自动提示先领哪批，上周φ8的螺母，软件就提醒先领1号批次的，领完再领3号的，这样旧料不会压着，临期的情况少了很多。
还有批次追溯，上次客户问我，这批防锈剂是哪天进的，有没有质检报告，我在软件里一搜批次号，就能直接看到进货日期、供应商信息、质检记录，客户问什么我都能答上来，不像以前，得翻厚厚的进货单，有时候还找不到。
四、用了之后，我遇到的几个小问题
用了快一个月，我也遇到过几个小问题，都是自己没弄明白，后来问了软件的客服就解决了。
李工，易启星工具库软件工程师，多年Windows桌面软件研发经验，专注为线下实体门店打造纯本地离线管理工具。